Ik worstel al een tijdje met de ‘tirannie’ van de bereikbaarheid. Mijn eerdere bericht over onderbrekingen heeft veel effect gehad op de manier waarop mensen contact met mij zoeken. Hierin vertel ik dat mijn trilfunctie en geluid uit staan, en als ik in de gelegenheid ben om de telefoon te beantwoorden, leg ik hem in mijn gezichtsveld. De meest efficiënte manier om contact met mij te zoeken is per e-mail.

Wat is nu het probleem met voicemail?

Het komt vaak voor dat ik een paar uur achter elkaar de telefoon niet op kan nemen. Omdat ik een workshop of brainjam aan het geven ben, in gesprek ben of aan het schrijven ben. Ik wil namelijk alles wat ik doe de volle aandacht en focus kunnen geven. Na zo’n blok staat er vaak een serie berichten op mijn voicemail. Dus ik moet de voicemail afluisteren om erachter te komen wie er gebeld heeft, waarom ze gebeld hebben en of er acties van mijn kant moeten volgen op die berichten. Voicemail kan je tot nu toe uitsluitend lineair afluisteren.

Even een paar soorten berichten die er in zo’n voicemail box staan:

  1. Hoi, ik belde zomaar, was benieuwd hoe het met je gaat.
  2. Ik ben NU op Amsterdam CS, zit jij in Kobalt, dan kom ik even langs!
  3. Ik wil graag een afspraak met je maken om eens te praten over…
  4. Ik ben onderweg naar onze afspraak maar ik ben het adres kwijt.
  5. Eten we vanavond samen? Waar heb je trek in?
  6. Mevrouw Roemen, wij hebben een fantastische aanbieding voor u…
  7. Ken jij iemand die … goed kan?
  8. Vergeet je straks niet … mee te nemen?
  9. Ik sta in de file en ben een kwartiertje later.
  10. Ik wil graag even … met je doornemen

Laat ik deze berichten even in categorieën indelen: nummer 2, 4 en 8 zou ik zo denken zijn urgent en vragen om een snelle reactie. Nummer 5 is er eentje om binnen een half uurtje op te reageren. 1, 3, 7 en 10 zijn dingen waar ik even de tijd voor wil nemen. En nummer 6 kan me hartstikke gestolen worden! Deze vragen staan allemaal random op mijn voicemail. Het laatste bericht dat ik hoor, zou wel eens het meest urgent kunnen zijn.

En dan nu de context die nodig is om adequaat op deze vragen te kunnen reageren:

  • Urgente vragen zou ik discreet moeten kunnen bekijken en beantwoorden. Voicemail bellen tijdens een cursus is niet discreet.
  • De categorie dingen waar ik even de tijd voor wil nemen vraagt dat ik ergens op een stille plek ben en een kwartiertje heb om er in te duiken.
  • En de laatste categorie… daar wil ik helemaal geen ruimte voor maken.

Wat gebeurt er nu met deze vragen wanneer ik mijn voicemail UIT zet?

Als ik zelf de voicemail van iemand inspreek, dan is dat vaak omdat ik
iets kwijt wil en de ‘next action’ bij de ander neer wil leggen. Dan
hoef ik me het niet te herinneren. Natuurlijk wil ik mensen ook in de gelegenheid stellen om dat bij mij te doen. Maar dat gebeurt ook al als ik mijn voicemail uit heb staan:
Ik kan zien dat je gebeld hebt. Dat vereist natuurlijk wel dat ik iedereen die mij ooit zijn nummer
heeft gegeven, in mijn telefoontje heb staan. En gelukkig is dat het
geval! Heb je je nummerweergave aanstaan, dan kan ik dus precies zien
dat je gebeld hebt. Om in te schatten hoe urgent je telefoontje is, is het meestal voor mij al genoeg om je naam te zien. Ik weet namelijk met wie ik iets heb lopen of heb afgesproken en plaats je telefoontje vanzelf in die context. Heb je een vraag die je even bij me wilt dumpen dan kan dat per e-mail of sms. En als een onbekend nummer mij gebeld heeft, dan is het óf reclame, of iemand die ik nog nooit gesproken heb. Ook dan is e-mail of sms handiger. Mensen die mij kennen weten dat ik altijd op het eerst mogelijke geschikte moment reageer.

Mijn voicemail staat dus UIT, maar ik ben daar nog niet helemaal gelukkig mee.

Ik zou graag willen dat mensen die mij bellen, horen ‘ik ben nu niet in de gelegenheid om de telefoon op te nemen, als je een vraag hebt, stuur die dan alsjeblieft per sms of e-mail…’ Iets van die strekking. Dat vind ik een stuk vriendelijker dan wat je nu krijgt: hij gaat alleen maar over en stopt op een gegeven moment. Ik heb mijn provider Vodafone hierover een mail gestuurd. Dat was eigenlijk een tip om hun dienstverlening te verbeteren. Ik dacht dat ze daar wel blij mee zouden zijn. Hun reactie: “Die functionaliteit bieden wij helaas niet”. Dat wist ik dus al, anders had ik niet gemaild. Niet erg toeschietelijk van ze, ze waarderen het kennelijk niet als klanten meedenken. Update januari 2008: over drie dagen gaat mijn nieuwe contract bij Orange in. Zij zeggen deze dienst te leveren.